Den 25 maj 2018 träder nya EU-regler om skydd vid behandling av personuppgifter i kraft –Dataskyddsförordningen (2016/679), på engelska kallad General Data Protection Regulation, (GDPR). Förordningen gäller som lag inom EUs alla medlemsländer och syftar bland annat till att stärka medborgarnas grundläggande rättigheter genom att ge de personer vars personuppgifter behandlas, det vill säga de som är registrerade, kontroll över hur deras personuppgifter används. Dataskyddsförordningen och en kompletterande svensk lag, Dataskyddslagen, ersätter i Sverige personuppgiftslagen, vanligen förkortad PuL.
Dataskyddsförordningen ger oss alla större rätt att bestämma över våra personuppgifter och innehåller bland annat regler över hur behandling av personuppgifter får gå till. Den innehåller också regler om till exempel rätten till information och tillgång till personuppgifter, regler om rättelse av felaktiga personuppgifter samt möjligheter att i vissa fall begränsa behandling av personuppgifter.
Mycket i Dataskyddsförordningen liknar de regler som finns i personuppgiftslagen. Ett viktigt led i det förbättrade skyddet för enskilda är att det ställs högre krav på personuppgiftsansvariga, det vill säga alla företag och organisationer som behandlar personuppgifter, när det gäller information till registrerade.
Insamling av personuppgifter
Den personliga informationen som Malmö Viltvårdsförening (MVF) samlar in om medlemmarna hanteras på ett ansvarsfullt sätt med hänsyn till den personliga integriteten. MVF behandlar de personuppgifter som lämnas i samband med medlemsansökan eller som registreras i samband förnyat medlemskap samt vid anmälan till jakter, kurser och temakvällar.
Ändamål med personuppgiftsbehandlingen
MVF behandlar personuppgifterna för de ändamål som anges nedan.
Medlemskap (fullgörande av avtal)
Det huvudsakliga ändamålet med MVF behandling av personuppgifter är att samla in, kontrollera och registrera de personuppgifter som krävs inför ett medlemskap (avtal) i föreningen samt för att administrera och fullgöra ingångna avtal. Att den sökande tillhandahåller efterfrågade personuppgifter är en förutsättning för att MVF ska kunna ingå avtal med den sökande.
Uppfyllande av förpliktelser enligt lag, annan författning eller myndighetsbeslut (rättslig förpliktelse
I anslutning till stycket ovan (Medlemskap) sker också behandling av personuppgifter för att MVF ska kunna uppfylla sina förpliktelser enligt lag eller myndighetsbeslut. Exempel på sådan behandling är behandling av personuppgifter för att uppfylla de krav som finns i till exempel bokföringslagstiftningen.
Samtycke till behandling av personuppgifter
När den lagliga grunden för behandling av personuppgifter är samtycke får medlemmen i samband med undertecknande av det aktuella dokumentet, lämna ett uttryckligt samtycke till att personuppgifterna får behandlas för de ändamål som angivits ovan. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. MVF har då fortsättningsvis ingen rätt att behandla uppgifterna med stöd av samtycket, varför uppgifterna då inte längre kan läggas till grund för ett medlemskap i föreningen.
Tider under vilka personuppgifter sparas
MVF sparar endast personuppgifter under den tid som det är nödvändigt. Personuppgifterna kommer att sparas så länge det finns ett medlemskap i föreningen. Det finns i vissa fall lagstiftning som gör att MVF måste spara uppgifterna under längre tid som till exempel för att föreningen ska uppfylla gällande lagstiftning avseende bokföring, föreningsbidrag etc.
Behandling av personuppgifter av annan än MVF
Behandling av personuppgifterna kan, inom ramen för gällande regler lämnas ut till Studieförbundet och Malmö Stad. Den rättsliga grunden för behandlingen är MVFs fullgörande av avtal eller på grund av MVFs berättigade intresse.
Inga personuppgifter lämnas vidare eller säljs för reklamändamål.
Medlemmens rättigheter
Nedan beskrivs de viktigaste nyheterna som Dataskyddsförordningen innebär för dig som är registrerad som medlem hos MVF.
Registerutdrag
Du som är medlem hos MVF har på samma sätt som tidigare rätt att få information om vilka personuppgifter som MVF behandlar om dig.
En förutsättning för att du ska få registerutdrag är som tidigare att föreningen kan identifiera dig på ett säkert sätt så att obehöriga inte ges möjlighet att ta del av dina uppgifter.
Rätt till rättelse
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig själv rättade och även komplettera personuppgifterna själv om dessa är ofullständiga genom att logga in på din sida i bokningssystemet.
Rätt att bli raderad (”rätten att bli bortglömd”)
Dataskyddsförordningen innehåller en rätt för dig att under vissa förutsättningar få dina personuppgifter raderade när de inte längre är nödvändiga för det ändamål som de har samlats in. Vanligtvis sker detta då medlemskapet upphör men för MVF finns dock i vissa fall annan lagstiftning som gör att föreningen inte alltid omedelbart kan radera data på detta vis. Tex bokföringslagen, jaktrapporter till Malmö Stad, rapporter till Studieförbundet etc. dock raderas alltid uppgifterna i medlemsregistret då medlemskapet upphört antingen via utebliven betalning för nytt jaktår eller ett aktivt utträde ur föreningen på egen begäran.
Personuppgiftsansvarig: Malmö Viltvårdsförening i Malmö. Org.nr 846002-5516.
Kontaktperson: Peter Nilsson, Malmö Viltvårdsförening, mvf@telia.com